Makalah Surat
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai
alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat
akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan
surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang
dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh
perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan
bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi
dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat
berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung
bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan
diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis
jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini
akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa
surat.
RUMUSAN MASALAH
1.
Apa itu surat?
2.
Bagaimana penggunaan
Bahasa Indonesia dalam penulisa surat?
3.
Bagaimana bentuk surat
yang baik?
TUJUAN
1.
Untuk mengetahui
pengertian surat
2.
Untuk mengetahui
bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia dalam penulisan surat
3.
Untuk mengetahui
bentuk bentuk surat
BAB
II
ISI
A. PENGERTIAN SURAT
Surat adalah media
komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau
tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
B. FUNGSI SURAT
1.Surat sebagai alat
komunikasi
Surat dijadikan
sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai
alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah
dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai
timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang
(surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat sebagai wakil
penulis
Dalam hal ini penulis
tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan
informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat sebagai alat
untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan
surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat
dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga,
dan biaya.
4.Surat sebagai bukti
tertulis
Surat dapat dijadikan
bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu
(misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan.
Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis
surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak
kemudian hari.
C. BENTUK SURAT
1.Bentuk Setengah
Lurus
Surat yang berbentuk
setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari
margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan
jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama
diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal
dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok
Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
2.Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada
dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada
pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP,
salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal
dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok
Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
3.Bentuk Lekuk dan
Gerigi
Bentuk Lekuk dan
gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam.
Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal
dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok
Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
4.Bentuk Resmi
Indonesia Lama
Bentuk resmi
Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah
tanggal surat.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal
dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok
Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor
Surat
3) Tempat, tanggal
dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok
Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan
nama terang.
5.Bentuk Resmi
Indonesia Baru
Bentuk resmi
Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi
Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam
penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop
Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat
(siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat
:–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
· D. JENIS-JENIS
SURAT
Masyarakat sudah
mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman
sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau
bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya masyarakat
hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis
apa .
Secara umum surat di
golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat
resmi , dan surat niaga .
1.) SURAT
RESMI
Surat resmi adalah
surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan ,
instansi , maupun organisasi .
Contoh dari surat
resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun
ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
1.
Menggunakan kop surat
apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Nah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :
1. Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi
dan logo instansi .
2. Nomor surat yakni
urutan surat yang akan dikirimkan .
3. Lampiran yakni
berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
4. Hal isinya
berupa garis besar dari isi surat tersebut .
5. Tanggal surat (penulisan
di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan
gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat yang
berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikannya .
9. Penutup surat berisi
salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
10. Tembusan surat berisi
berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .
2.) SURAT
PRIBADI
Surat pribadi adalah
surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang
tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan antara sesama
teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat
, tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup bervariasi , menggunakan
bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis , dan format tulisan surat
bebas . Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya
harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh
menggunakan bahasa yang semaunya .
Contoh dari surat
pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari
pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain
yang masih belum bisa disebutkan di makalah ini .
3.) SURAT
NIAGA
Surat niaga adalah
surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga
dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan
benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat
jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya
hampir sama dengan surat resmi .
·
E. BAHASA SURAT
1) Penggunaan
Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata –
kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata – kata
seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang
semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata – kata yang
dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi,
membuat.
2) Kata
Yang Lazim
Pilihlah kata – kata
yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukan bukan input, sukucadang bukan sparepart,dan peringkat bukan rangking.
3) Kata
Yang Cermat
Kata memohon,meminta,menugasi,memerintahkan,menganjurkan dan menyarankan merupakan kata – kata yang mempunyai arti
yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan
tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat.
Penggunaan sapaan Bapak,
Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai
dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat
lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim
surat.
4) Ungkapan
Idiomatik
Unsur – unsur dalam
ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur itu tidak boleh
ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik
antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat
dari, dan luput dari.
5) Ungkapan
Yang Bersinonim
Ungkapan – ungkapan
yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus. Contoh:
sejak dan dari,adalah dan merupakan,butuh dan perlu
BAB
III
PENUTUP
· A. KESIMPULAN
1. Surat adalah media komunikasi yang berupa
tulisan, yang berisi informasi, pesann, pernyataan, atau tanggapan sesuai
dengan keinginan penulis surat.
2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi.
Contoh surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu
surat pribadi.
3. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil
penulis, alat untuk menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti
tertulis
· B. SARAN
Adapun saran yang
mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut :
1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan
langkah –langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja
juga diperhatikan langkah – langkah dalam pembuatannya.
3. Diharapkan agar siswa dapat membedakan antara surat
resmi dan tidak resmi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Ahmadi
Abu,Bahasa Indonesia dasar ,PT Rineka Cipta, Jakarta,2007.
2.
Gunawan Ary,Ejaan Dalam Bahasa Indonesia ,PT Rineka Cipta,Jakarta,2000.
Komentar
Posting Komentar